「５W1Hはビジネス時のコミュニケーション時に役立つと聞いたことがあるけど、例文を見てみたいな」
「もしかして５W1Hには使うべき順番があるのかな？」
ビジネス文章の作成や先方にメールで連絡をする際に、このように悩む人もいるハズ。
5W1Hとは文章の内容をより具体的にするフレームワークの一種であり、以下の要素で構成されています。
- When（いつ→日時の指定）
- Where(どこで→場所の指定)
- Who（誰が→主語の指定）
- What（何を→目的・人・物の指定）
- Why（なぜ→理由の指定）
- How（どのように→手段の指定）
これらを使うことで、文章でもより明確かつ正確にコミュニケーションをとることが可能です。
しかし５W1Hは単に使えばいいというモノではありません。
詳しくは各要素の例文の後に解説致しますが、使うべき順番があるのです。
５W1Hの正しい順番を理解することで、ビジネスでのスレ違いや勘違いを抑えることができます。
そこでこの記事では５W1Hの例文だけでなく、使うべき順番・メリットやデメリット・５W1Hに似たフレームワークを解説いたします。
この記事を読みあえるころには、５W1Hに関する疑問は消えていますよ。
【ビジネスの基本】５W１Hの各要素を例文で解説
5W1Hを使用することで相手に情報を伝えやすくすることができます。
また、しっかりと文章の組み立てができるので、説得力を持たせることも可能です。
そこでわかりやすいように5W1Hを使用した場合と使用しなかった場合の具体的な例文をそれぞれ挙げていき、これらを活用することの重要性を説明していきます。
- When（いつ→日時の指定）
- Where(どこで→場所の指定)
- Who（誰が→主語の指定）
- What（何を→目的・人・物の指定）
- Why（なぜ→理由の指定）
- How（どのように→手段の指定）
When（いつ→日時の指定）
Whenとは、日時や期限を指す言葉です。
例えば、仕事を頼む場合を仮定します。
「この仕事をやってください」
上記はWhenを使用していない例文です。
この場合、「いつ」という指定がありませんので仕事をやることは理解できます。
ですが、いつまでに完了させなければいけないのかがわかりません。
そうしますと、頼まれた人は特に期限がないから急がなくてもよいのだと解釈してしまう可能性があります。
頼んだ人の意図と相違が出る恐れがあるということです。
そうなりますと、頼んだ人はこれくらいには終わるだろうと予想して相手に終わったかと確認します。
ですが、相手は期限を言われなかったので終わっていません、という事もあり得るのです。
このような事態を防ぐ為にも日時を指定して以下のように伝えます。
「明日の10時までにこの仕事をやってください」
上記の例文の【明日の10時】というのがWhenになります。
このように日時を指定することで相手にしっかりと意思を伝える事ができるので、When(いつ、日時の指定)は重要であるということになります。
Where(どこで→場所の指定)
Whereとはどこで行うか、どのようなところかを表す言葉です。
例えば以下のような文章があったとします。
「明日、会議をします」
この場合、どこで会議をするのかが理解できません。
会議をすることがわかっても開催場所がわからないと行くべき場所がわからないので、参加することができません。
「明日、三階の会議室で会議をします」
上記のような表現ですと相手に明確に場所が伝わりますのでWhere(どこで)ということは必要であるということです。
Who（誰が→主語の指定）
Whoとは誰かという人物を特定する言葉です。
この誰かと言うのは人物を指したり、ターゲットのことを言います。
例えば以下の二つの例文を比べてみます。
「今回の新商品です」
「今回の新商品は30代の女性に焦点をあてました」
このように新商品を紹介する時にどのようなターゲットに対して作成したものなのかを明確にすることで、説得力を出す事ができます。
また、どのような物なのかというイメージが相手に伝わりやすくなるというメリットもあります。
What（何を→目的・人・物の指定）
Whatは何をするのかという目的を伝える言葉です。
例えば以下の文を比べて見ます。
「会議を開催します」
「次回のプランについての会議を開催します」
このように何の会議をするのかを伝えることで相手は具体的に何を行うのかを理解することができます。
Why（なぜ→理由の指定）
Whyとは理由や原因を伝える言葉です。
例えばトラブルが起きたと想定して以下の文を比較します。
「異常が起きました」
「サーバートラブルの為、異常が起きました」
このようにただ、異常報告をするだけでなく具体的な理由を説明することで相手に状況をわかりやすく明確にすることができます。
How（どのように→手段の指定）
Howとは具体的な方法や手段を伝える言葉です。
例えば問題が起こったと仮定します。
「すぐに解決します」
「このような修復手段を施して解決します」
上記のような説明をされたとした場合、二つ目の文章の方が説得力があります。
このように具体的な方法を提示することで相手に理解してもらいやすくなるのです。
また、具体的な行動を示すことによって、その後の行動をスムーズにすることが可能になります。
実は５W1Hには使うべき正しい順番がある
５W1Hには実は、以下のように使うべき順番があります。
- When（いつ）
- Where(どこで)
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
この流れに沿って文章を書くことで、内容をスムーズに理解することができます。
例文にしますと以下の通り。
例文)
明日、15時にA会議室で人事部が会社説明会を行います。
新卒採用を目的とした、パワーポイントを使ったプレゼンと先輩社員との座談会を予定しています。
上述の例文を5W1Hに分解してみましょう。
明日、15時(When)にA会議室(Where)で人事部(Who)が会社説明会(What)を行います。
新卒採用を目的(Why)とした、パワーポイントを使ったプレゼンと先輩社員との座談会(How)を予定しています。
なぜこのような順序になっているのかといいますと、相手に具体的にイメージがつきやすいような順番で組み立てられているからです。
逆に、この文をHow→Whenの流れでまとめると、次のようになります。
パワーポイントを使ったプレゼンと先輩社員との座談会(How)を新卒採用の目的で(Why)で会社説明会(What)として行います。
人事部(Who)主催で、A会議室(Where)を使い、明日の15時(When)に開催を予定しています。
同じ情報の文章でも、順番が違うだけでずいぶんと印象が違いますよね。
Whenから始まっている例文の方が内容を理解しやすいです。
Whenを先頭に置くことで、時間軸に沿って話を展開出来るからです。
また、話の構成もスッキリします。
只、必ずしも書き出しをWhenから始めなければいけないわけではありません。
一般的に、相手の知りたい・求めている情報から文章を始めた方が、相手には伝わりやすいです。
例えば上記の例文の場合、場所を知りたい人にはA会議室(Where)から始めるのがいいでしょう。
逆に、How(どうやって)を知りたい人に、最後までパワーポイントを使ったプレゼンと先輩社員との座談会(How)の情報を与えなければ、ストレスを与えてしまうことでしょう。
相手が何を求めているかを考えた上で、5W1Hのフレームワークを使うことにより、より円滑なコミュニケーションが図れます。
もっとも、基本の型はWhen（いつ）→Where(どこで)→Who（誰が）→What（何を）→Why（なぜ）→How（どのように）です。
職場での報・連・相でもこの順序で情報伝達を行うと、スッキリ伝えられる場合が多いので、是非活用してくださいね。
【目的は？】５W1Hを使うメリット
使うべき順番がわかったところで５W1Hの使う目的、つまりはメリットをご紹介します。
- コンセプト作りの際に役立つ
- 問題解決の際に役立つ
- 情報を具体的にする際に役立つ
- 第三者に情報を正確に伝える際に役立つ
コンセプト作りの際に役立つ
「5W1H」はプロジェクトのコンセプト作りで役立つため、積極的に取り入れましょう。
なぜなら5W1Hを使用することで、目標に対して道筋を立てることが簡易になり、思考がまとめやすくなるからです。
A.「サポート万全、初心者でも安心して通えるパソコン教室」
B.「君でもできるパソコン教室」
Aのように5W1Hをハッキリさせた前者のコンセプトの方が、内容がハッキリしていますよね。
その結果、思考の整理がつきやすくなります。
一方でBの例文では何を言いたいのかがわからないために、コンセプトが成立していません。
これでは自分の中の考えをまとめることはもちろん、相手に方針や思想を伝えることは難しいでしょう。
そうなると、わざわざコンセプトを作る意味がありませんよね。
したがって、コンセプト作りの際には5W1Hをハッキリさせるのがよいのです。
問題解決の際に役立つ
「5W1H」は問題が発生時の解決手段として利用できます。
「Why（なぜ）」を突き止めようとする際に、他の要素を洗い出すと問題の原因が見えてくるからです。
例えば、花瓶が割れたことに対して「Why（なぜ）」から考察した結果は『腕が触れたから割れた、つまり腕があたらないようにすればいい』となります。
このように5W1Hの一部であるWhyを意識するだけでも、問題解決のヒントが見えて来るのです。
もちろんWhyだけでなく、他の要素を使うことでも問題解決に役立ちます。
- What：何が原因なのか？
- When：いつ起きたのか？
- Where：どこで起きたのか？
- Who：誰が関わっているのか？
- Why：なぜ起きたのか？
- How：どのように解決できるか？
先ほどの例文で言いますと、「What（何を）」「When（いつ）」「Where（どこで）」を先に考察していくと、以下のようになります。
今朝人通りが多い場所で急いでいたら腕が花瓶に触れて割れてしまった
つまり人通りが多い場所に置かないようにすればいい考察や腕の当たらない場所に設置すれば良いなど、問題解決の幅も増えます。
このように問題に対して要因を考えていくと、解決しやすくなります。
問題解決の際に、参考にしてくださいね。
情報を具体的にする際に役立つ
「5W1H」で始まる疑問文を用いることで、その情報を具体的に導き出すことができます。
「5W1H」で始まる疑問文は、「Yes/No」で答えることはありません。つまり相手へ具体的な内容を伝えられるため、会話の骨組みが確立しやすくなります。
例文を用いて詳しく見てみましょう。
A.この車は誰の所有物ですか？
B.昨日納車された赤い色の車は誰の所有物ですか？
明らかにBの方が情報量が多く、的確な答えを導けそうですね。
第三者に情報を正確に伝える際に役立つ
「5W1H」を使うことで第三者へ情報を伝える時、その内容を正確に伝えることができます。
言葉足らずの状態で伝えてしまうと、明確な回答を受け取ることもできません。
実際にどちらの文章が伝わりやすいのか見てみましょう。
A.この紙を佐藤さんへ渡してください。
B.昨日は不在だったので、この紙を2階にいる佐藤さんへ明日12時までに渡してください。
このように「5W1H」の何か一つでも抜けてしまった場合、第三者へ伝えてほしいという内容を相手が他人へ100％伝えられないという事象が起こります。
また、抜けがある部分を質問された時に答えられず、再度聞き直すという二度手間になり得ます。
具体的に、そして明確に伝える手段として「5W1H」を普段から取り入れていきましょう。
５W1Hを使った際のデメリット
５W1Hにはデメリットもあります。
- 不自然な文章になるかもしれない
- 冗長的な文章になるかもしれない
不自然な文章になるかもしれない
５W１Hを使った際のデメリットは、不自然な文章になるかもしれないことです。
なぜなら、５W１Hのすべての項目を入れることに固執してしまうと、不自然な文章や簡潔性に欠けた文章になってしまう場合があるからです。
例えば、次のAとBの文章で見てみましょう。
・Aの文章
先週、千葉県に友人とディズニーランドに遊びに飛行機で行った。
・Bの文章
先週は最高の一週間でした。ディズニーランドを友人と堪能できたからです。
このように、Aの文章には５W１Hすべての情報があり、不足している情報はありませんが、不自然な文章で読みやすい文章とは言えません。
情報伝達の基本と言っても、規則で固めてしまうと、文章は読みにくいものとなってしまいます。
これが長文になると、読む側としてはストレスを感じてしまうでしょう。
それに対して、Bの文章は必要な項目を少し省き、一番表現したかった部分が伝わってきます。
尋ねられたわけではないのに、How（どのように）を入れるのは不自然となります。
仮に上記の文章が北海道の人の会話だとすると、東京ディズニーランドに行くのに、飛行機を使うことはほぼ当たり前の状況であるからです。
もしも、北海道から自転車で行った、というような凄いことをした場合にはぜひとも伝えたい部分とはなりますね。
このように、５W１Hに固執してしまうと、不自然で簡潔性に欠けた文章となってしまう場合があります。
冗長的な文章になるかもしれない
５W１Hを使った際のデメリットは、冗長的な文章になるかもしれないことです。
例えますと、以下の例文をそれぞれ見てみてください。
例文
昨日、国道沿いの定食屋で、私は超盛りメガカツ丼を食べました。すごくお腹が空いていたので、５分くらいで完食しました。
昨日、国道沿いの定食屋で、私は超盛りメガカツ丼を食べました。
前者と後者は同じ意味ですが、後者は5W1Hを徹底させているがために文章が無駄に長くなっていますよね。
つまりは、相手が必要としていない無駄な情報まで伝えるかもしれないわけです。
事実、上記の例文でいえば前者の文章で意味は十分に伝わりますよね。
そのためこのケースでは、5W1Hを徹底させる必要がないことがわかります。
したがって5W1Hは状況に応じて、省略した方が良い場合もあるのです。
その結果、文章は冗長的でなくなり読みやすくなりますよ。
５W1Hに似たフレームワークを解説
５W1Hと似ているフレームワークに『5W2H・5W3H・6W2H・7W1H』の4つがあります。
具体的には以下の通り。
【５W1Hに似たフレームワーク一覧】
| 要素 | 5W1H | 5W2H | 5W3H | 6W2H | 7W1H |
|---|---|---|---|---|---|
| When （いつ） | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Where （どこで） | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Who （誰が） | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Whom （誰に） | – | – | – | 〇 | 〇 |
| What （何を） | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Why （なぜ） | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Which （どちらが） | – | – | – | – | 〇 |
| How （どのように） | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| How much （いくら） | - | 〇 | 〇 | 〇 | – |
| How many （どのくらい） | – | – | 〇 | – | – |
5W1Hと各フレームワークの違いを例文で解説いたします。
- 5W1Hと5W2Hの違い
- 5W1Hと5W3Hの違い
- 5W1Hと6W2Hの違い
- 5W1Hと7W1Hの違い
5W1Hと5W2Hの違い
5W1Hと5W2hの違いはHow much（いくら）の有無にあります。
そのためHow much（いくら）が重要となる文章では、5W2Hを使う方が読者にわかりやすいです。
例えば以下のように同じ意味の文章でも、How much（いくら）があるかないかで情報の正確さに雲泥の差が生まれます。
【How much（いくら）が無しの例文】
今日、私は隣町のスーパーでリンゴを5個買った。
【How much（いくら）が有りの例文】
今日、私は隣町のスーパーで1つ1,000円のリンゴを5個買った。
一見すると同じ文章に見えますが、その内容は全然違います。
前者であれば「そうなんだ。何で買ったの？」ぐらいで終わりますが、後者の文章だと「え！ 1つ1000円のリンゴを5個も買ったの！？ なんでっ！？？」となりますよね。
ほぼ同じ内容の文章にもかかわらず推測される反応にこれだけの違いがあるということは、前者と後者の文章において情報伝達の正確さに雲泥の差があることがわかります。
その結果、自分の言いたいことが相手にキチンと伝わるか否かが決まるのです。
先ほどの例でいえば『1つ1000円』というたった7文字に過ぎない文章ですが、それでも読み終わった後の印象にどれだけの差があるのかがよくわかりますよね。
したがって『How much（いくら）』で文章の印象が大きく変わる際は、5W1Hではなく5W2hを使ってください。
5W1Hと5W3Hの違い
5W1Hに、How much（いくら)と How many (どれくらい)が加わった文です。
How much （いくら)は価格のことなのでビジネスに置き換えますと、売上目標や価格戦略などに当てはまります。
How many (どれくらい)は数量を表します。
価格と数量を加える文章になりますので5W3Hはビジネスで使用することが多いです。
How much(いくら)とHow many(どのくらい)が加わるだけで、1度で相手に詳しい情報を伝えることができます。
例えば以下のように同じ意味の文章でも、How much(いくら)とHow many(どれくらい)があるかないかで情報の正確さ、伝わり方が断然に違います。
【How muchとHow manyがない例文】
今週金曜日に、会社近くの居酒屋にて営業部で田中さんの歓迎会をします。
【How muchとHow manyがある例文】
今週金曜日に、会社近くの居酒屋にて営業部で田中さんの歓迎会をします。
予算は1人4,000円で参加者は6人です。
上記の例文のようにHow muchとHow manyがない文章ですと「参加したいけど予算はいくら？」 「参加人数によっては予約出来ないかも？」などの疑問が残ってしまうことが多いです。
その結果、1度で伝えられる情報を何度もやり取りをしなければならなくなります。
ビジネス間のやり取りでは1度で相手にわかるように伝えることが重要になります。
何度もやり取りするということは、それだけ相手の時間を奪う行為になるからです。
予算や人数を意識して書かなければならない場合は5W3Hを用いて文章を書いていきましょう。
5W1Hと6W2Hの違い
5W1Hに、How much(いくら) Whom(誰に)が加わった文です。
How much(いくら)は価格や予算などに置き換えられます。
Whom(誰に)は知り合いの人や取引先、顧客などに置き換えられます。
価格と投資先を加える文章になりますので、6W2Hは様々な場面で使用出来ます。
Whom(誰に) How much(いくら)を加えるだけで当事者の熱量が伝わる文章になります。
例えば以下のように同じ意味に文章でも、Whom(誰に) Howmuch(いくら)があるかないかで投資先と投資量がわかり、当事者の熱量を読み取れます。
【How muchと Whomがない例文】
今日、私は成人祝いに時計を銀座で買いました。
【How muchと Whomがある例文】
今日、私は妹の成人祝いに10万円の時計を銀座で買いました。
例文のようにHow muchとWhomがない文章には「お祝いに時計を買った」という情報だけで当事者の内面的な部分までは読み取れません。
How muchとWhomがある文章ですと「妹の為に10万円もする時計を買う、妹と仲が良い姉」という当事者の熱量を読み取ることができます。
How muchとWhomがあるだけで、このような差が出ます。
投資先と投資量がある場合は6W2Hを用いて文章を書いていきましょう。
5W1Hと7W1Hの違い
5W1Hに、Whom(誰に) Which(どちらが)が加わった文です。
Whom(誰に)は知り合いの人や取引先、顧客などに置き換えられます。
Which(どちらが)は選択肢になります。
投資先と選択肢を加える文章になりますので、7W1Hは疑問がある場面で使用します。
どちらが？という選択肢を文章に取り入れることにより、今後の展開を自然と予想するようになります。
文章に惹きつけられるというメリットがあります。
例えば以下のように同じような意味の文章でも、Whom(誰に) Which(どちらが)があるかないかで当事者の疑問が読み取れます。
【WhomとWhichがない例文】
今日、私は成人祝いに時計を銀座で買いました。
【WhomとWhichがある例文】
今日、私は母と妹の成人祝いに時計を銀座で買い「私とお母さん、どちらが妹にプレゼントを渡す？」かを話し合いました。
例文のようにWhomとWhichがない文章は「お祝いを買った」という情報だけが入ってきます。
WhomとWhichがある文章では、お祝いを買ったという情報の他に「妹のお祝い」「私と母どちらが直接渡すか悩んでいる」という情報が入ってきます。
その後どちらが渡したのだろうか？という疑問が発生し、文章に惹きつけられます。
WhomとWhichがあることでより魅力的な文章に変わります。
このように文章には少しの情報を加えるだけで伝達力が大きく変わります。