ビジネスライティングの書き方|コツを覚えて社内文章を上達させよう

ビジネスライティング

文章を書くスキルというのは、どの時代になっても身に付けておくと強みになるスキルです。

ビジネスライティングのスキルがあれば、ビジネスチャンスにつながります。

ビジネスライティングにおいては、どんな業界や業種も、文章を作成する場面はあります。

「書く」ことは仕事の基本。文書作成の能力が高いと、報告能力が上がります。仕事を効率よくこなすこともできます。仕事全般の遂行能力の向上につながります。

このことから、ビジネスライティングを身につけておくと、仕事の幅が広がり、ビジネスチャンスをつかむチャンスが増えます。

そこでこの記事では、ビジネスライティングが上達できるポイントをご紹介します。

ビジネスライティングは基本的な社内文章のこと

ビジネスライティングとは、仕事や社内におけるビジネス文書を、読み手にわかりやすく、礼を失することなく書き上げるスキルのことです。

ビジネスライティングは、業種にかかわらず、オールマイティに役立ちます。

仕事上で文章や書類を作成する方は、どの職場でも必要ですよね。

例えば、私は以前、事務の仕事をしていました。営業さんがいる職場で、お客様へのお礼状を私に頼む方と自分で書く方がいました。

私が事務の仕事としてお礼状を頼まれて書くときは、ある一定のフォーマットを使用して作成するので、ごく一般的な文章です。

しかし、営業の方が自分で作成する文章は、お客さまひとりひとりとのエピソードや、お話したことを踏まえて、文章作成をしていました。

それを見たとき、自分だったら断然営業の方が直接作成したお礼状のほうが、心が動かされるはずです。

このような小さな積み重ねが、のちのちビジネスチャンスにもつながっていくのでしょう。

今回は、ビジネスライティングのポイントを押さえて、現状よりも上達した文章がかけるようになりましょう。

メリットは?

ビジネスライティングのスキルを習得すると、仕事上においてはメリットだらけです。
どんなメリットがあるかまとめてみました。

  • スムーズに社内外とコンタクトが取れる
  • 報告能力の向上
  • 仕事の効率化

スムーズに社内外とコンタクトが取れる

やはりなんといっても、ビジネスライティングを習得することで、スムーズに社内外とコンタクトがとれます。

書面のほか、メールなどでやり取りすることが多くなっているこの時代に、文章で物事を、正確かつ的確に伝えられるスキルというのはとても重要ですね。

メール配信を利用して、自分のかかえているお客様へのご挨拶として文章作成するとも多々あるでしょう。

報告能力の向上

仕事上で報告することは、自分の仕事の評価にもつながります。その報告は、書面で行うことが基本ですよね。

ビジネスライティング能力があれば、スムーズに自分が伝えたいことを相手に伝えることができます。

また書面を読んだ読み手にもスムーズに頭の中で理解ができるので、それが自分への評価としてかえってきます。

理解しやすい文章を書くということは、報告する際にも非常に有効なスキルなのです。

仕事の効率化

ビジネスライティング技術がそなわっていると、短時間で効率的にまとめることができます。

短時間で文章が作成できるということは、その他の重要な仕事に時間を使えるということです。

ビジネスライティングスキルがあれば、1日の仕事量を考えたときに、文章作成の部分の時間をあらかじめどのくらいかを予想して組み立てることができるので、結果仕事の効率化になります。

ビジネスライティングスキルは、メリットしかないビジネスマンには必須のスキルだということがいえますね。

ビジネスでライティングの書き方のコツとは

ビジネスライティングで求められる要素を3つにしぼってみました。それぞれ詳しくみていきましょう。

  • 正確に的確に相手に伝わる文章を書く
  • 短時間で読みやすい文章を書く
  • 誤解を与えず、常に丁寧な文章を心がける

正確に的確に相手に伝わる文章を書く

相手のことを思って、正確に伝わる文章を書きましょう。

言葉で相手に伝えるときは、お互いの表情や、話している方の話口調の抑揚、時間、場所など、言葉を伝えるだけはないですよね。

会話は、その時間を一緒に共有した中で、言葉を伝えています。

なので、多少の言い間違いなどは、すぐにその時に訂正すればよいですし、雰囲気で相殺されることもあるでしょう。

しかし、文章になるとそうはいきません。

ダイレクトに自分の書いた文章が相手に伝わりますで、間違った文章を書くと間違ったまま相手に伝わってしまうのです。

どんな文章も相手のことを思って、誤字・脱字などなく正確に書くというのはライティングの基本ですね。

短時間で読みやすい文章を書く

仕事上において、時間配分というのは非常に大切です。効率よく仕事ができる方は、どの仕事にどれくらい時間をかけなければならないのかを逆算しながらとりかかることができます。

その際に、文章作成が主な仕事ではない方が多いはず。

ビジネスライティングを身につけて、自分の主の仕事に時間をさくためにも、文章作成には時間をかけずにかつ読みやすい文章を書けるようになりたいですね。

誤解を与えず、常に丁寧な文章を心がける

自分が伝えたいことが伝わらないというのは、文章作成において本末転倒ですね。

また、相手にいい印象で読んでもらうためには、常に丁寧な文章を心がけることは大切です。

ただし、丁寧語が重複や、ボキャブラリーが少ないために、語尾が毎回同じ丁寧語で終わってしまうということもよくあります。

全体のバランスをみて、文章作成をしてみましょう。

ビジネスライティングの具体的な書き方

ビジネスライティングに限らずですが、すばやく相手に自分の言いたいとことを伝える方法は、結論を明確に書くことです。

特にビジネスライティングは、PREP法という書き方が有効です。

PREP法とは、「Point(結論)」、「Reason(理由)」、「Example(具体例)」、「Point(要点・結論)」の4つの頭文字をとったものです。

この4つを押さえながら書くことによって、わかりやすい文章を作成できます。

Point(結論)

まず、自分が言いたいことを最初に伝えます。

例「ビジネスライティングを習得するのはおすすめです」

Reason(理由)

結論の理由を伝えます。

例「ビジネスライティングを習得すると、ビジネスチャンスの幅が広がるからです」

Example(具体例)

具体例をあげて相手を納得させるような文章を書きます。

例「スムーズに相手とコンタクトをとることができるようになります。また、短時間で文章を仕上げることができるので、他の仕事に時間を割くことができます」

Point(要点・結論)

結論を再度まとめて、協調します。

例「したがって、ビジネスライティングを習得するのはおすすめです」

PREP法のことが理解できたでしょうか。

ビジネスライティングに限らずPREP法は、プレゼンテーションやスピーチにおいても文章を組み立てる上で使える型です。最強のテンプレートといっても過言ではありません。

ぜひこの機会にPREP法を覚えてくださいね。

ビジネスライティングに役立つテンプレート

上記では、RPEP法という方法をご紹介しましたが、他にも文章の書き方ありますのでご紹介します。

  • SDS法
  • ホールパート法
  • 時系列法
  • 三段論法

SDS法

「概要・詳細・結論」を意識してかいていく方法で、一般的な文章の構成スタイルですね。

小学校の作文などでもこの方法で書くように指導されているので、なじみのある書き方だと思います。

実際に例をみてみましょう。


概要:このトマトは私の祖母が育てたおいしいトマトです。
詳細:私の祖母が毎日手塩にかけて育てました。一切化学肥料を使っていません。今朝とった新鮮なトマトです。
結論:祖母の愛情こもった無農薬でフレッシュなトマトをぜひ食べてください。

伝えたいことを、素直に相手に伝えるのにはこの方法がよいですね。基本的な型なので、発表する場面などにも向いているでしょう。

ホールパート法

「結論・詳細・結論」という構成で、詳細部分の理由にいくつかある場合にはこの方法が最適です。


結論:今日お伝えしたいことが3つあります。
詳細:1つめは~、2つめは~、3つは~です。
結論:今日はこの3つを強く伝えます。

まず話の全体像をきっちり見せてから、詳細な説明に入ることで、読み手はわかりやすく話の内容をつかむことができます。

伝えたい部分がはっきりする型なので、何を伝えたいかを深く読み手に伝えることができます。

時系列法

「結論・過去・現在・未来」という形で作成していく方法です。

ダイエット食品の宣伝やサプリメントの宣伝にはこの方法がよく用いられているのを目にしますね。


結論:このサプリメントを1日2粒接種するだけで1日のビタミンがとれます。
過去:野菜や果物を食べない生活が続き、肌がぼろぼろで抵抗力も落ちていました。
現在:サプリメントを接種してから、肌の調子もよく、風邪をひかなくなりました。
未来:目指せ健康美人。ビタミン接種で健康な体をこれからも。

このように、時系列法は、ひとつの物語のような文章で、読み手に親近感や共感を与える型です。

セールスレターなどの使用頻度が多い方法ですね。

三段論法

「大前提・小前提・結論」という3段階で読み手を説得させる手法です。

この方法は、あまり個人的には美ビジネスライティングには適さない方法だと感じます。

例をあげますので参考にしてみましょう。


大前提:生きているものはすべて死ぬ。
小前提:ダンゴムシもかまきりも私たちも生きている。
結論:ダンゴムシもかまきりも私たちもいずれ死ぬ。

説得力は絶大なのですが、シンプルなゆえに文章が冷たい雰囲気になりがちです。

また、大前提が間違った内容だと、そのまま間違った結論へと導いてしまいます。

その点文章は成り立っていても、内容がちぐはぐになってしまうこともあります。

ビジネスライティングに取り入れる際に細心の注意を図って、書いてみましょう。

ビジネスライティングを上達させるコツは?

ビジネスライティングに限らず、文章作成において上達するためのポイントは次の3点です。

この3点を常に意識しながら作成していくと、どんどんライティング力がそなわってきて、短時間で納得のいく文章が書けるようになります。

まず、テンプレートを理解し、それを実際に用いて文章作成をすることです。

上記にも記載しましたが、PERP法や三段論法などの型を理解した上で、それを取り入れて文章を書いてみましょう。

最初はうまく書けなくても、意識しながら書いていくことで、おのずと書き方が理解できていくようになります。

次に、常に読み手のことを思って書くということです。

話の流れが順序よく頭の中で理解されるような文章を書かなければ、読み手が混乱してしまいます。

読み手が自分の書いた文章を読んで、意図した内容になっているのか、自分の伝えたいことが読み手に伝わっているのかを、考えながら書いていきましょう。

最後に、自分がいい文章だなと思ったものがあれば、真似して作成してみることです。

基本的な知識を知っていても、実際に書いてみないと上達しません。まずは、自分でポイントを押さえながら、書いてみましょう。

まとめ|ビジネスライティングの書き方を覚えよう

ビジネスライティングを書く時のポイントを押さえられましたね。

ビジネスライティングスキルのポイントをおさえて、実際に書いて
みましょう。

基本的な知識だけを習得しても、実際に書いてみないと上達しません。

文章の書き方だけを知っていても、書くことを訓練しないといつまでも上手にかけません。

ビジネスライティングを自分の思い通りにかけるようになると、より自分の思いが相手に伝わり、ビジネスチャンスにつながる可能性もでてきますよ。